銀川市住建局關(guān)于修訂《區(qū)協(xié)同辦公平臺 使用管理辦法（試行）》的通知
局機關(guān)各科室，局屬各單位：
為進一步規(guī)范我局銀川市政務(wù)協(xié)同辦公平臺使用及管理。加快推進全市無紙化辦公，提升行政工作效率，根據(jù)《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）、《寧夏政務(wù)協(xié)同辦公平臺管理辦法（試行）》（寧政辦發(fā)〔2020〕25號）、《關(guān)于修訂＜銀川市政務(wù)協(xié)同辦公平臺管理辦法（試行）＞的通知》（銀網(wǎng)信發(fā)〔2022〕2號）等文件精神和規(guī)范要求，結(jié)合工作實際，對銀住建辦發(fā)〔2021〕18號文件《銀川市住建局關(guān)于印發(fā)＜區(qū)協(xié)同辦公平臺使用管理辦法（試行）＞的通知》中的“職責(zé)分工”、“電子公文管理”、“信息安全管理”等條例進行了修訂，現(xiàn)將本辦法印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。
2022年3月7日
（一）建立適用于本單位的協(xié)同辦公平臺使用管理機制，保證協(xié)同辦公平臺運行規(guī)范；
（二）負(fù)責(zé)收集、審核局機關(guān)各科室及局屬各單位協(xié)同平臺接入申請并報送至銀川市網(wǎng)絡(luò)信息化局；
（三）統(tǒng)計并向銀川市網(wǎng)絡(luò)信息化局反映本單位平臺使用中的重大問題。
（四）管理本單位電子印章及密鑰，及時向網(wǎng)信辦報備電子印章管理人員變更情況，清退離職人員密鑰。
（五）對協(xié)同辦公平臺上起草流轉(zhuǎn)的文件進行把關(guān)，保證文件規(guī)范性及保密安全。
（六）協(xié)調(diào)解決使用過程中出現(xiàn)的情況、問題；
（七）培訓(xùn)本單位協(xié)同辦公平臺使用人員；
（八）做好其他相關(guān)工作。
機關(guān)各科室及局屬各單位主要職責(zé)：（一）實行無紙化辦公、按照協(xié)同辦公平臺使用流程、規(guī)范，使用協(xié)同辦公平臺進行收發(fā)文（除涉密文件及敏感信息外）。
（二）填寫《人員信息采集表》，報辦公室統(tǒng)一申請協(xié)同賬號。
（三）積極向局辦公室反映協(xié)同系統(tǒng)使用中遇到的問題。
本辦法所稱電子公文是指在協(xié)同辦公平臺形成的以電子化形式擬制、辦理、存儲、管理的機關(guān)公文。電子公文與紙質(zhì)公文具有同等效力。電子公文與紙質(zhì)公文在公文種類、公文格式、行文規(guī)則、公文擬制、公文辦理、公文管理等方面的基本要求一致，按照《黨政機關(guān)公文處理工作條例》執(zhí)行。堅持統(tǒng)一管理、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡高效、安全可靠的原則。公文處理應(yīng)在協(xié)同辦公平臺內(nèi)完成。涉密公文必須通過紙質(zhì)文件按規(guī)定流轉(zhuǎn)；文件頁數(shù)較多、版式較大，涉及個人隱私信息的也可以紙質(zhì)形式流轉(zhuǎn)。所有工作人員工作時間內(nèi)應(yīng)保持協(xié)同辦公平臺賬號在線，隨時關(guān)注收發(fā)文任務(wù)，按照“文不過夜、事不隔天”的要求，及時處理，保證文件不漏收、不漏發(fā)、不漏簽。公文由收文員簽收。電子文件及紙質(zhì)文件都應(yīng)核對公文是否完整、格式是否規(guī)范，核對后簽收，隨收隨發(fā)，并及時按要求進行登記。其他科室（單位）收到的公文，應(yīng)及時送辦公室登記收文，凡未經(jīng)辦公室登記編號而直接報送給局領(lǐng)導(dǎo)的公文，不予受理。
收文員在協(xié)同辦公平臺收文后，文件流轉(zhuǎn)至辦公室主任處，由辦公室主任提出擬辦意見，報送局主要領(lǐng)導(dǎo)批示，再由收文人員按照主要領(lǐng)導(dǎo)批示分送分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并流轉(zhuǎn)相關(guān)科室（單位）負(fù)責(zé)人，由相關(guān)科室（單位）辦理。各科室（單位）收到交辦的公文后必須及時辦理，不得延誤、推諉。有明確時限要求的，應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。沒有時限要求的，特級文件隨到隨辦，當(dāng)日辦結(jié)；急件收件后2個工作日內(nèi)辦結(jié)；一般文件收件后5個工作日內(nèi)辦結(jié)。確實無法按時限要求辦結(jié)的，應(yīng)當(dāng)及時向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及辦公室說明，如有延誤，造成嚴(yán)重后果的將追究科室（單位）負(fù)責(zé)人及經(jīng)辦人責(zé)任。公文擬稿人員在發(fā)文前應(yīng)反復(fù)校對，確認(rèn)無誤后流轉(zhuǎn)本科室主要負(fù)責(zé)人審核。各科室主要負(fù)責(zé)人是公文質(zhì)量第一負(fù)責(zé)人，需嚴(yán)格把關(guān)，確保公文真實性、時效性、準(zhǔn)確性。指導(dǎo)本部門工作人員提高文稿質(zhì)量。局屬單位發(fā)文應(yīng)先由本單位內(nèi)部進行審核，審核無誤的文件（附本單位內(nèi)部審核過程）通過文件直送或系統(tǒng)郵箱等方式報局機關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)科室，由業(yè)務(wù)指導(dǎo)科室按發(fā)文流程發(fā)文。公文發(fā)出后，如發(fā)現(xiàn)有重大差錯時，主辦科室（單位）應(yīng)告知局辦公室，立即追回，同時查明原因，及時進行處理。任何個人不得隨意將協(xié)同辦公平臺中各類信息傳閱至無關(guān)人員，各類信息已經(jīng)歸檔任何人不得刪除。協(xié)同辦公平臺賬號使用者對該賬號各類操作和信息安全負(fù)責(zé)，各使用者應(yīng)嚴(yán)格保管好各自的賬號、密碼并不定期修改密碼，防止登錄信息被盜用。離開辦公室時應(yīng)退出辦公系統(tǒng)，防止他人進行非法操作。密碼泄漏所造成的損失由平臺賬號使用者自負(fù)。賬號使用者要嚴(yán)格按照權(quán)限處理系統(tǒng)信息，不得盜用其他用戶賬號越位操作。各科室（單位）應(yīng)做好使用協(xié)同辦公平臺計算機和移動終端的安全防護，計算機必須安裝主流殺毒軟件并定期進行病毒查殺，及時修復(fù)系統(tǒng)漏洞。移動存儲設(shè)備使用前應(yīng)先進行病毒查殺，不得運行不明來源的程序和文件。不得將涉密信息、帶病毒文檔錄入系統(tǒng)。按照“誰產(chǎn)生，誰負(fù)責(zé)”原則，各科室（單位）對本科室（單位）產(chǎn)生數(shù)據(jù)的合法性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性、保密性負(fù)責(zé)。注意數(shù)據(jù)備份，發(fā)現(xiàn)問題及時報辦公室，由辦公室協(xié)調(diào)有關(guān)單位進行處置。協(xié)同辦公平臺電子印章系統(tǒng)是協(xié)同辦公平臺的重要組成部分，按照國家電子印章有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。電子印章管理等同于實物印章管理，本局電子印章由辦公室發(fā)文人員統(tǒng)一管理并使用。使用電子印章必須堅持用章原則，嚴(yán)格照章用印，其他工作人員不得擅自使用電子印章進行簽章。任何單位和個人違反規(guī)定擅自使用或保管不當(dāng)而出現(xiàn)嚴(yán)重事故時，按照有關(guān)規(guī)定給予當(dāng)事人嚴(yán)肅處理并追究責(zé)任。密鑰是登陸協(xié)同辦公系統(tǒng)的身份驗證設(shè)備。申領(lǐng)密鑰須向局辦公室提出申請，說明申領(lǐng)密鑰理由，由局辦公室統(tǒng)一向市網(wǎng)絡(luò)信息化局提出申請并領(lǐng)取。申領(lǐng)密鑰的工作人員必須保管好密鑰，不得擅自轉(zhuǎn)借他人使用，如有遺失，須立即報局辦公室，查明原因，視情況做出處理，同時上報市網(wǎng)信局備案注銷，按照申領(lǐng)程序申請新密鑰，密鑰費用由個人承擔(dān)。因使用人員自身原因?qū)е旅荑€丟失，并造成損失的，將按照有關(guān)規(guī)定追究其責(zé)任。申領(lǐng)密鑰的工作人員第一次登錄系統(tǒng)時，要更改密鑰密碼，密碼需使用6位以上數(shù)字。電子密鑰為精密的電子設(shè)備，使用時應(yīng)避免猛烈撞擊、高空跌落或浸水。各單位應(yīng)加強對各類微信群的日常管理，按照“誰創(chuàng)建，誰管理”的原則，明確管理員職責(zé)。嚴(yán)禁在各類微信群等社交平臺上傳、轉(zhuǎn)發(fā)協(xié)同辦公平臺電子公文或信息原文、截圖等相關(guān)內(nèi)容。科室（單位）負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)保證本科室（單位）承辦的公文在規(guī)定限期內(nèi)辦結(jié)，在擬制公文中不出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)人名稱、職務(wù)、地名、引用文名稱、數(shù)字等方面的重大錯誤，內(nèi)容真實，具備時效性。對于承辦科室（單位）公文辦理出現(xiàn)上述質(zhì)量問題的，對科室（單位）負(fù)責(zé)人及經(jīng)辦人通過約談、通報批評等方式督促整改，列入我局績效考核。各科室（單位）人員在使用協(xié)同辦公平臺中出現(xiàn)以下情形的，依照有關(guān)規(guī)定追究當(dāng)事人和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。（一）因違反操作程序或本辦法相關(guān)規(guī)定造成重大工作失誤的。
（二）違反有關(guān)保密管理規(guī)定，通過協(xié)同辦公平臺擬制、傳播涉及國家秘密或敏感內(nèi)容的電子公文或資料的。
（三）將協(xié)同辦公平臺未經(jīng)定稿的電子公文或資料擅自對外公布，通過下載、拷貝、打印、拍照、截屏或通過個人郵件發(fā)送給他人的。
（四）在各類互聯(lián)網(wǎng)交流群中拍照、轉(zhuǎn)發(fā)或擅自對外傳播協(xié)同辦公平臺非主動公開類電子公文及相關(guān)資料，引發(fā)社會輿論，造成重大影響的。
（五）因賬號保管不嚴(yán)，或未修改初始密碼導(dǎo)致賬號被盜用，造成工作秘密外泄的。
（六）辦公終端未做好安全防護，感染計算機病毒，影響協(xié)同辦公平臺正常運行，造成嚴(yán)重后果的。
（七）因管理使用不當(dāng)造成嚴(yán)重后果或影響的其他情形。
本辦法由局辦公室負(fù)責(zé)解釋。本辦法自印發(fā)之日起施行。
