（免費下載）CJJ/T 117-2007 建設電子文件與電子檔案管理規(guī)范
1 總 則
1.0.1 為加強建設電子文件的歸檔與管理，建立真實、準確、完整、有效的建設電子檔案，保障建設電子文件和電子檔案的安全保管與有效開發(fā)利用，制定本規(guī)范。
1.0.2 本規(guī)范適用于建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件和建設工程電子文件的歸檔和管理。
1.0.3 建設電子文件歸檔與電子檔案管理除執(zhí)行本規(guī)范外，尚應執(zhí)行國家現(xiàn)行有關(guān)標準的規(guī)定。
2 術(shù) 語
2.0.1 建設電子文件 electronic construction records
在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設及其管理活動中通過數(shù)字設備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。主要包括建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件和建設工程電子文件兩大類。
2.0.2 建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件 electronic records of con-struction professional administration
建設系統(tǒng)各行業(yè)、專業(yè)管理部門(包括城鄉(xiāng)規(guī)劃、城市建設、村鎮(zhèn)建設、建筑業(yè)、住宅房地產(chǎn)業(yè)、勘察設計咨詢業(yè)、市政公用事業(yè)等行政管理部門，以及供水、排水、燃氣、熱力、園林、綠化、市政、公用、市容、環(huán)衛(wèi)、公共客運、規(guī)劃、勘察、設計、抗震、人防等專業(yè)管理單位)在業(yè)務管理和業(yè)務技術(shù)活動中通過數(shù)字設備及環(huán)境生成的，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的業(yè)務及技術(shù)文件。
2.0.3 建設工程電子文件 electronic records of construction engi-neering
在工程建設過程中通過數(shù)字設備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。建設工程電子文件主要包括工程準備階段電子文件、監(jiān)理電子文件、施工電子文件、竣工圖電子文件和竣工驗收電子文件。建設工程電子文件可簡稱為工程電子文件。
2.0.4 建設電子檔案 electronic construction archives
具有參考和利用價值并作為檔案保存的建設電子文件及相應的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。主要包括建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子檔案和建設工程電子檔案。
2.0.5 真實性 authenticity
電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息等與形成時的原始狀況一致。
2.0.6 完整性 integrity
電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息、元數(shù)據(jù)等無缺損。
2.0.7 有效性 utility
電子文件的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。
2.0.8 元數(shù)據(jù) metadata
描述電子文件的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個管理過程的數(shù)據(jù)。
2.0.9 在線式歸檔 on-line filing
通過計算機網(wǎng)絡，將電子文件及相關(guān)數(shù)據(jù)向檔案部門移交的過程。
2.0.10 離線式歸檔 off-line filing
將應歸檔的電子文件及相關(guān)數(shù)據(jù)存儲到可脫機存儲的載體上向檔案部門移交的過程。
2.0.11 固化 fixing
為避免電子文件因動態(tài)因素造成信息缺損的現(xiàn)象，而將其轉(zhuǎn)換為一種相對穩(wěn)定的通用文件格式的過程。
2.0.12 遷移 migration
將原系統(tǒng)中的電子文件向目標系統(tǒng)進行轉(zhuǎn)移存儲的方法與過程。
2.0.13 建設電子文件歸檔與管理系統(tǒng) filing and management system of electronic construction records
對建設電子文件進行整理歸檔及管理的信息系統(tǒng)，具有確定歸檔范圍與保管期限、登記、分類、著錄、存儲、保管、利用及數(shù)據(jù)交換等功能。該系統(tǒng)包括兩個類型，即建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件歸檔與管理系統(tǒng)和建設工程電子文件歸檔與管理系統(tǒng)。
3 基本規(guī)定
3.0.1 建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件形成單位和建設工程電子文件形成單位應加強對電子文件歸檔的管理，將電子文件的形成、收集、積累、整理和歸檔納入文件管理工作程序，明確責任崗位，指定專人管理。
3.0.2 建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件形成單位的檔案部門應負責監(jiān)督和指導本單位建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件的收集、整理和歸檔，并定期向當?shù)爻墙n案館(室)移交建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子檔案。
3.0.3 在建設工程電子文件的整理歸檔與電子檔案的驗收移交中，建設單位的工作應符合下列規(guī)定：
1 在建設工程招標及與勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時，對工程電子文件的套數(shù)、質(zhì)量、移交時間等提出明確要求；
2 收集和積累工程準備階段、竣工驗收階段形成的電子文件，并進行整理歸檔；
3 組織、監(jiān)督和檢查勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位工程電子文件的形成、積累和整理歸檔工作；
4 收集和匯總勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位形成的工程電子檔案；
5 在組織工程竣工驗收前，提請當?shù)亟ㄔO(城建)檔案管理機構(gòu)對工程紙質(zhì)檔案進行預驗收時，應同時提請對工程電子檔案進行預驗收；
6 對列入城建檔案館(室)接收范圍的工程，按規(guī)定向當?shù)爻墙n案館(室)移交工程電子檔案。
3.0.4 勘察、設計、施工、監(jiān)理及測量等單位應將本單位形成的工程電子文件整理歸檔后向建設單位移交。建設(城建)檔案管理機構(gòu)應對建設工程電子文件的整理歸檔工作進行監(jiān)督、檢查、指導和預驗收。
3.0.5 對具有永久保存價值的可輸出打印型電子文件，建設電子文件形成單位必須將其制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時，應同時保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品，并在內(nèi)容、格式、相關(guān)說明及描述上保持一致，且二者之間必須建立關(guān)聯(lián)。
3.0.6 建設電子文件形成單位應建立建設電子文件歸檔與管理系統(tǒng)，實現(xiàn)建設電子文件自形成到歸檔、保管、利用過程中電子文件及其著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)的連續(xù)管理。
3.0.7 建設電子文件形成單位和建設電子檔案保管單位應采取措施，保證建設電子文件的真實性、完整性、有效性和安全性，并應符合下列規(guī)定：
1 應建立規(guī)范的制度和工作程序并結(jié)合相應的技術(shù)措施，從建設電子文件形成開始不間斷地對有關(guān)處理操作進行管理登記，保證建設電子文件的產(chǎn)生、處理過程符合規(guī)范。
2 應采取安全防護技術(shù)措施，保證建設電子文件的真實性。
3 應建立建設電子文件完整性管理制度并采取相應的技術(shù)措施采集背景信息和元數(shù)據(jù)。
4 應建立建設電子文件有效性管理制度并采取相應的技術(shù)保證措施。
5 建設電子文件的處理和保存應符合國家的安全保密規(guī)定，針對自然災害、非法訪問、非法操作、病毒等采取與系統(tǒng)安全和保密等級要求相符的防范對策。
3.0.8 建設電子文件形成單位與建設(城建)檔案管理機構(gòu)應對建設電子文件加強前端控制，實行全過程的管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。
3.0.9 建設(城建)檔案管理機構(gòu)應根據(jù)建設行業(yè)信息化現(xiàn)狀，及時提出建設電子文件歸檔的技術(shù)性指導意見。建設電子文件形成單位據(jù)此明確規(guī)定各類建設電子文件歸檔的具體要求，保證歸檔質(zhì)量。
4 電子文件的代碼標識、格式與載體
4.0.1 電子文件的代碼應包括稿本代碼和類別代碼，并應符合下列規(guī)定：
1 稿本代碼應按表4.0.1-1標識。
表4.0.1-1 稿本代碼
| 稿本 | 代碼 |
| 草稿性電子文件 |
M |
| 非正式電子文件 | U |
| 正式電子文件 | F |
2 類別代碼應按表4.0.1-2標識。
表4.0.1-2 類別代碼
4.0.2 各種不同類別電子文件的存儲應采用通用格式。通用格式應符合表4.0.2的規(guī)定。
表4.0.2 各類電子文件的通用格式
4.0.3 各種不同類別電子文件的存儲亦可采用國務院建設行政主管部門和信息化主管部門認可的，能兼容各種電子文件的通用文檔格式。
4.0.4 脫機存儲電子檔案的載體應采用一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。移動硬盤、優(yōu)盤、軟磁盤等不宜作為電子檔案長期保存的載體。
5 建設電子文件的收集與積累
6 建設電子文件的整理、鑒定與歸檔
7 建設電子檔案的驗收與移交
8 建設電子檔案的管理
附錄A 建設電子文件(檔案)案卷(或項目)級登記表
附錄A 建設電子文件(檔案)案卷(或項目)級登記表
附錄B 建設電子文件(檔案)文件級登記表
附錄B 建設電子文件(檔案)文件級登記表
附錄C 建設電子文件更改記錄表
附錄C 建設電子文件更改記錄表
附錄D 建設電子文件(檔案)載體封面
附錄D 建設電子文件(檔案)載體封面
附錄E 建設電子檔案移交、接收登記表
附錄E 建設電子檔案移交、接收登記表
附錄F 建設電子檔案轉(zhuǎn)存登記表
附錄F 建設電子檔案轉(zhuǎn)存登記表
附錄G 建設電子檔案遷移登記表
附錄G 建設電子檔案遷移登記表
附錄H 建設電子檔案銷毀登記表
附錄H 建設電子檔案銷毀登記表
